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Text File  |  1990-03-05  |  5.1 KB  |  96 lines
  1. Screenfile YTD_TFER.SCN Screen# 01
  2.  
  3. You will see the above screen when you are adding new employees. In most cases 
  4. a new employee is just that, new, he has no Year to Date information to be 
  5. transferred and if that is the case reply N here and forget about the remaining 
  6. screens in this section. 
  7.  
  8. However, if you are starting PAYROLL USA for the first time part way through a 
  9. year then there will be a Year to Date balance to be transferred from your 
  10. prior system for this employee.  We transfer the YTD so it can be included with 
  11. the remainder of this year's pay on his W-2 form printed at year end, and so 
  12. that annual maximums on FICA, FUTA, and SUTA wages can be properly taken into 
  13. account when calculating future taxes.  
  14.  
  15. Note, however, that 941, 940, and Quarterly State Unemployment forms printed by 
  16. PAYROLL USA will not include figures transferred from a prior system as figures 
  17. for these forms are built up on a pay by pay, quarter by quarter basis. Your 
  18. prior figures will need to be manually added to the 941 and Quarterly State 
  19. Unemployment forms for the first quarter you use PAYROLL USA and to the 940 
  20. Annual Federal Unemployment form for the first year you use PAYROLL USA if you 
  21. start part way into a Quarter or part way into a Year. 
  22.  
  23. If you need to complete these screens you do not have to do it when adding the 
  24. employee. Providing you do it before the first PAYROLL USA pay cycle you can 
  25. access the employee in update mode after you have added him. When doing so 
  26. start at the YTD Hours screen and the above message will appear when you press 
  27. any key from the YTD Hours screen.  Note that the pay cycle locks these YTD 
  28. screens for audit trail purposes so you will be unable to change them after 
  29. that without calling Anthistle Systems for help. 
  30.  
  31. Screenfile YTD_TFER.SCN Screen# 02
  32.  
  33. You can transfer YTD hours on this screen.  PAYROLL USA does nothing with YTD 
  34. hours other than add to them and print the totals on the YTD Payroll Register 
  35. which is an internal report for your use only. If you do not use these figures 
  36. for internal statistical purposes etc., and if you do not have them easily 
  37. available then you can omit them, just press PgDn to skip to the next screen.  
  38. See the EMP_UPDT series of screen documentation for an explanation of the 
  39. abbreviations on this screen, if needed. 
  40.  
  41. Screenfile YTD_TFER.SCN Screen# 03
  42.  
  43. Before you make any YTD pay and deduction entries this explanatory window will 
  44. pop up. 
  45.  
  46. Screenfile YTD_TFER.SCN Screen# 04
  47.  
  48. Now you can enter your YTD pay and deductions for this employee. 
  49.  
  50. Screenfile YTD_TFER.SCN Screen# 05
  51.  
  52. The last of the YTD screens.  Sick and Vacation Accruals are optional. If you 
  53. are using these features then enter the dollar value of accumulated time from 
  54. your existing system.  It is vitally important that the figures on the right 
  55. side of this screen are entered.  We have deliberately left them as zeroes here 
  56. (an error) to show another feature on the next screen. 
  57.  
  58. Screenfile YTD_TFER.SCN Screen# 06
  59.  
  60. The program will calculate what it thinks are the correct values for employee 
  61. FICA and for the employee + company totals expected on the right side of the 
  62. previous screen.  It compares your entry to its calculations and if significant 
  63. differences are found this screen is displayed.  The "FICA Soc Sec." and "State 
  64. Unempl." items are the employee contributions from Y.T.D. PAGE 2 OF 3 but the 
  65. other items are from the right hand column of Y.T.D. PAGE 3 OF 3. 
  66.  
  67. Screenfile YTD_TFER.SCN Screen# 07
  68.  
  69. Check the figures displayed on the previous screen against the figures from 
  70. your previous system, correct any differences in earlier YTD screens then enter 
  71. the correct amounts on the right hand side of this screen as shown here. At 
  72. 1990 rates FUTA LIAB is FUTA WAGE times 6.2%, FUTA STATE CREDIT AVAIL is FUTA 
  73. WAGE times 5.4%, AMT SOC SEC ON WAGES is TXBLE 941 SOC SEC WAGES times 15.3% 
  74. (includes both employer and employee contributions). SUTA LIAB is calculated at 
  75. your individual rate. There are annual maximum (cut off) wages's for all these 
  76. calculations. (1990 $7,000 for FUTA and most SUTA, $51,300 for SOC SEC). 
  77.  
  78. Screenfile YTD_TFER.SCN Screen# 08
  79.  
  80. If at this point you press F8 your figures will be totalled and you can see if 
  81. everything on this and the earlier screen looks good.  You will not be able to 
  82. return to earlier screens if you are just now adding this employee to the file, 
  83. just complete the add then retrieve the employee in update mode and you can 
  84. flip backwards and forwards using PgUp and PgDn (on your number keypad with Num 
  85. Lock off, or on later keyboards there are also seperate grey PgUp and PgDn keys 
  86. that are independent of Num Lock). 
  87.  
  88. When all employees have been transferred, and before the first pay cycle, you 
  89. can use a utility program available from the main PAYUSA menu to add all 
  90. employees together and print an overall total for comparison to the overall 
  91. totals from your previous payroll. Take Choice F5 = "CONFIGURATION & OTHER 
  92. UTILITIES" then take the sub choice for "CHECK INITIAL YTD TOTALS TRANSFERED 
  93. INTO PAY USA". 
  94.  
  95. 
  96.